Ngày
05/10/2019, Hội đồng Gia tộc đã họp tại Nhà thờ họ với sự tham gia của 11/12
thành viên (ông Trần Hữu Thành A vắng mặt có lý do). Bà Nguyễn Thị Bình. Chủ
trì buổi họp: ông Trần Quang Trạch Chủ tịch HĐGT, thư ký ông Trần Mạnh Sơn.
Sau khi trao đổi, thảo luận, Hội
đồng Gia tộc đã thống nhất các nội dung sau:
I.
Nguyên tắc hoạt động của Hội đồng Gia tộc:
·
HĐGT hoạt động theo nguyên tắc dân
chủ và đồng thuận theo đa số.
·
Chủ tịch HĐGT: chịu trách nhiệm về
mọi hoạt động của HĐGT trước họ.
·
Phó Chủ tịch HĐGT: có trách
nhiệm giúp Chủ tịch điều hành các hoạt động của HĐGT theo phân công, chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch HĐGT và trước họ về nhiệm vụ được phân công.
·
Các thành viên HĐGT: có trách nhiệm thực
hiện các nhiệm vụ được phân công, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐGT và trước
họ về nhiệm vụ được phân công.
II.
Nhiệm vụ của từng thành viên Hội đồng Gia tộc:
1.
Ông Trần Quang Trạch: Chủ tịch HĐGT.
Phụ trách chung. Trực tiếp phụ trách khu vực Hoàng xá, Vân Đình.
2.
Ông Trần Ngọc Hùng: Phó chủ tịch
HĐGT, kiêm Trưởng Ban Tổ chức, động viên. Trực tiếp phụ trách khu vực nội thành
Hà Nội.
3.
Ông Trần Quang Tuân – Trưởng họ: có trách nhiệm quản lý Nhà thờ họ, thực hiện
lễ Tổ theo định kỳ.
4.
Ông Trần Hữu Du – Trưởng chi Ất: có
trách nhiệm quản lý Nhà thờ chi Ất, thực hiện lễ Tổ chi Ất theo định kỳ.
5.
Ông Trần Quang Vinh: Trưởng Ban Tài chính.
6.
Ông
Trần Hữu Chiến: Phụ trách Khuyến học, khuyến tài
7.
Ông
Trần Hữu Xanh: Trưởng ban Hậu cần.
8.
Ông Trần Hữu Thành A: Phó Trưởng Ban
Tài chính.
9.
Ông Trần Hữu Thành B: Phụ trách Gia
phả và Trang tin điện tử.
10.
Ông
Trần Hữu Sơn: Kế toán, thư ký.
11.
Bác
Trần Quang Vượng: Trưởng Ban Quản lý xây dựng.
12.
Bà
Trần Thị Hiền: Thủ quỹ.
III.
Nhiệm vụ các Ban chuyên trách:
1.
Ban Tổ chức, động viên
có nhiệm vụ:
·
Tổ chức ngày Giỗ Tổ, ngày họp họ, ngày
Lễ Hội của họ một cách chu đáo, tiết kiệm.
·
Tổ chức mừng thọ, phúng viếng, thăm
hỏi.
·
Huy động mọi nguồn lực xây dựng Quỹ
họ đáp ứng nhu cầu hoạt động.
2.
Ban Hậu cần có
nhiệm vụ: đảm bảo về mọi cơ sở vật chất cho ngày Giỗ Tổ, ngày họp họ, ngày Lễ
Hội với chi phí hợp lý, đảm bảo an toàn, tiết kiệm.
3.
Ban Tài chính
có nhiệm vụ:
·
Quản lý Quỹ họ, đảm bảo thu chi đúng
quy định. Công khai tài chính bằng văn bản trong các kỳ họp họ.
·
Quản lý, ghi chép Sổ Quỹ họ, Sổ Tài
sản họ, Sổ vàng Công đức.
4.
Ban Quản lý xây dựng
có nhiệm vụ: quản lý các công việc xây dựng, mua sắm của họ với chi phí hợp lý,
đảm bảo chất lượng.
·
Lên dự toán. Chọn nhà thầu.
·
Cung ứng vật tư, giám sát thi công,
nghiệm thu.
5.
Ban Khuyến học, Khuyến tài
có nhiệm vụ:
·
Định kỳ thu thập thông tin và tổ
chức các buổi Lễ vinh danh, trao giải thưởng khuyến học, khuyến tài, trợ giúp
khó khăn.
·
Huy động các nguồn tài trợ và hỗ trợ
để xây dựng Quỹ khuyến học, khuyến tài.
6.
Tổ Gia phả và trang tin điện tử có nhiệm vụ:
·
Xây dựng Gia phả, Đồ phả. Định kỳ
cập nhật Đồ phả.
·
Quản lý và đưa các thông tin, tư
liệu và hoạt động của họ trên trang tin điện tử Họ Trần Hoàng Xá.
·
Dự thảo Tộc ước và các Quy định của
họ.
IV.
Nhân sự các Ban
chuyên trách.
1.
Ban Tổ chức động viên: ông Trần Ngọc
Hùng Trưởng Ban, ông Hữu Xanh Phó Ban, bà Bình, ông Mạnh Sơn, ông Hữu Vũ (con cụ
Vân), bác Hữu Dụ (em bác Du), bác Hữu Quyết, cháu Hữu Hân (Hoan), bác Sinh (Vượng).
2.
Ban Hậu cần: ông Trần Hữu Xanh Trưởng
Ban, bà Ng. Thị Bình, bà Ng. Thị Hiền, bác Sinh (Vượng), bác Thắng (Quang), bác
Thắng (Mã), cháu Toàn (con dâu anh Nga), ông Phương (con cụ Hội), ông Mạnh (con
cụ Tèo).
3.
Ban Tài chính: ông Trần Quang Vinh Trưởng
Ban, ông Trần Hữu Thành A Phó Ban, ông Trần Hữu Sơn kế toán, bà Ng. Thị Hiền
thủ quỹ.
4.
Ban Xây dựng: bác Trần Quang Vượng
Trưởng Ban, ông Dũng (con cụ Lân), ông Quyết (con cụ Vân), ông Toản (con cụ Toát),
ông Phương (con cụ Hội), bác Dụ (em bác Du).
5.
Ban Khuyến học, khuyến tài: ông Trần
Hữu Chiến – Phụ trách. Trần Hữu Đạt –Trưởng Ban, cháu Lâm (con anh Nga), bác Yến (vợ
Hải con bà Quang).
V.
Quy định họp, báo cáo.
1.
HĐGT họp
mỗi năm ít nhất 2 lần vào ngày 10 tháng 8 ÂL và ngày 04 tháng Giêng ÂL. HĐGT
họp bất thường theo thông báo của Chủ tịch HĐGT.
2.
Trưởng các
Ban chuyên trách của HĐGT có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc đã thực hiện
trong năm, xây dựng kế hoạch năm tiếp theo báo cáo chủ tịch HĐGT vào buổi họp
HĐGT lần 1.
VI.
Quy định một số khoản chi thường xuyên:
1.
Hương đăng lễ Tổ:
-
Ngày rằm, ngày mồng 1 hàng tháng: 150.000 đ/ngày.
-
Ngày rằm tháng 7: 300.000đ
-
Ngày Tết Nguyên đán: phù hợp thực tế
mua 3 mâm ngũ quả.
2.
Mừng thọ:
-
70, 75 tuổi: 1 cân đường, 1 hộp sữa hoặc 40.000 đ
-
80, 85, 90, 95… : 2 cân đường, 1 hộp
sữa hoặc 60.000 đ
3.
Thăm hỏi: 50.000 đ/lần
4.
Phúng viếng: 01 vòng hoa và 200.000đ.
VII.
Mục tiêu
sẽ thông qua Tộc ước và các Quy định của họ vào ngày giỗ Tổ họp họ 13/8/2020.
Ban
xây dựng triển khai làm: mái vẩy nhà ngang, cờ Tổ đại có chữ Trần (chữ nho), bổ
xung ống treo cờ.