Nhằm
đưa các hoạt động của Họ vào nề nếp, thực hiện đoàn kết, xây dựng họ ngày một phát triển, toàn thể thành viên
trong họ đã nhất trí thông qua Tộc ước họ Trần Hoàng Xá, Vân
Đình với các nội dung sau:
1.
Hội nghị
toàn thể họ (họp toàn thể họ): là Cơ quan
quyền lực cao nhất của họ, quyết định mọi vấn đề
trọng yếu của họ theo nguyên tắc dân chủ, bình đẳng, đồng
thuận theo đa số.
2.
Hội
đồng Gia tộc (HĐGT): là Ban điều hành cao nhất của họ giữa hai kỳ họp họ,
nhiệm kỳ là 5 năm. Số lượng thành viên của HĐGT từ 7 -13 người, trong đó có hai thành viên đương nhiên là ông Trưởng
họ và ông Trưởng Chi Ất. Tiêu chuẩn thành viên HĐGT: là thành
viên Trần tộc, có uy tín, có năng lực và tâm huyết, có trách nhiệm, tự nguyện
hoạt động vì sự phát triển của dòng họ.
Việc cử, bầu chọn hoặc thay đổi
các thành viên HĐGT phải được thông
qua tại buổi họp toàn thể họ.
3.
Chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng Gia tộc
3.1.
Chức năng, nhiệm vụ:
-
Là Ban điều hành cao nhất của họ, giải quyết mọi công việc liên quan đến Trần tộc, đảm
bảo sự đoàn kết, thống nhất trong toàn họ.
- Tổ chức ngày giỗ Tổ,
ngày họp họ, ngày Tết trang nghiêm và tiết kiệm. Tổ chức thực hiện các nội dung
công việc đã được thông qua trong ngày họp họ.
- Động viên, huy động
mọi nguồn lực nhằm tôn tạo nhà thờ họ, tôn tạo phần mộ các bậc Tiên tổ ngày một
đàng hoàng to đẹp hơn.
- Tổ chức mừng thọ
các cụ cao tuổi, giúp đỡ các gia đình có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt; thăm hỏi,
tặng quà khi thành viên ốm đau phải nằm viện; chia buồn, phúng viếng khi có
thành viên qua đời.
-
Quản lý tài sản của
họ, Quỹ họ. Tổ chức khuyến học, khuyến tài.
- Tổ chức biên soạn
Tộc phả, định kỳ cập nhật Tộc phả, Đồ phả. Xây dựng, duy trì hoạt động trang
thông tin điện tử Họ Trần Hoàng Xá.
- Phổ biến thông
tin, giáo dục truyền thống tốt đẹp dòng họ. Đôn đốc, nhắc nhở các thành viên
trong họ thực hiện Tộc ước và các Quy định của họ.
3.2.
Quyền hạn:
- Huy động và giao nhiệm vụ cho
thành viên họ thực hiện công việc chung của họ. Thành lập, giải tán, giao nhiệm vụ các Ban giúp việc cho HĐGT.
- Quyết định các khoản
thu, chi từ Quỹ họ; mức tiền hương đăng, thăm hỏi, mừng thọ, phúng viếng, khen
thưởng…
- Xem xét, quyết định
hình thức khen thưởng các trường hợp thành viên có thành tích đặc biệt với dòng
họ.
-
Quyết định họp họ
bất thường. Ra thông báo, thư của HĐGT.
- Xây dựng và ban hành Quy chế hoạt động của HĐGT.
4.
Trách nhiệm, quyền hạn của ông Trưởng họ
4.1.
Trách nhiệm:
- Trực tiếp trông coi, gìn giữ, bảo quản Nhà thờ họ, các tài sản tại Nhà
thờ họ, Tộc
phả, Đồ phả và các tài liệu lưu trữ của dòng họ. Đảm bảo Nhà thờ họ luôn sạch sẽ,
gọn gàng, chăm sóc cây cảnh trong khuôn viên.
- Thực hiện
hương đăng, hoa quả, phẩm vật, lễ Tổ vào ngày giỗ cụ Thủy Tổ, cụ Thứ Tổ, ngày Tết Nguyên đán, các ngày rằm, ngày mồng một
hàng tháng. Thực hiện hương,
đăng vào tất cả các ngày khác.
-
Là người đứng Chủ tế ngày giỗ Tổ.
-
Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của họ tại Nhà thờ và các thành viên trong họ
đến lễ Tổ.
4.2.
Quyền hạn:
-
Là thành viên đương nhiên của Hội đồng Gia tộc.
-
Được sử dụng tiền Hương đăng lễ Tổ theo quy định.
-
Được thụ hưởng lộc và phân phát lộc sau khi lễ Tổ.
-
Được sử dụng các công trình phụ trợ của Nhà thờ.
5.
Trách nhiệm, quyền lợi của các thành viên
Thành viên họ bao gồm toàn thể
trai họ, gái họ, dâu họ, con nuôi được mang họ Trần.
5.1.
Trách nhiệm. Mọi
thành viên Trần tộc có trách nhiệm:
- Tham dự lễ giỗ Tổ, tham dự họp họ và các hoạt động chung của dòng họ, chịu
sự phân công, giao nhiệm vụ của HĐGT.
- Thực hiện đúng Tộc ước và các Quy định của họ, pháp luật Nhà nước. Đoàn
kết, cộng tác, tương thân tương ái, kính trên nhường dưới, tôn trọng lẽ phải,
kính trọng người cao tuổi, có nếp sống lành mạnh, xây dựng gia đình ấm no, hạnh phúc.
-
Có lễ cáo Tổ khi sinh con, dựng vợ, gả chồng cho con cái. Báo cho họ khi thành viên trong gia đình bị ốm nặng phải
nằm viện, thành viên trong gia đình qua đời. Cung cấp cho họ những thông tin cần thiết để xây dựng Tộc
phả, sổ vàng Trần tộc.
- Nắm được những thông tin chính của Tộc phả và truyền thống Trần tộc, giáo
dục con cháu luôn ghi nhớ công đức của bố mẹ, ông bà và Tổ tiên.
-
Thực hiện đầy đủ trách nhiệm đóng góp Quỹ họ.
5.2.
Quyền lợi: Mọi thành viên Trần tộc đều bình đẳng về quyền lợi.
-
Được có tên trong Tộc phả Trần tộc. Được phát phù hiệu thành viên Trần tộc.
- Được đến lễ Nhà thờ họ. Được tham dự ngày họp họ và có quyền đóng góp ý
kiến về mọi mặt hoạt động của họ. Có quyền ứng cử vào HĐGT khi trên 40 tuổi.
- Được thăm hỏi, tặng quà khi đau yếu phải nằm viện; giúp đỡ khi có khó
khăn đặc biệt; được mừng thọ và phúng viếng khi qua đời.
- Các thành viên từ 80 tuổi trở lên, được miễn đóng góp Quỹ họ, miễn đóng
góp tiền liên hoan ngày giỗ Tổ.
- Được tiếp cận, sao chép các tài liệu của dòng họ. Được xem xét khen thưởng
khi có thành tích đặc biệt đối với Trần tộc.
6. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phân ngành.
Để thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện
các công việc chung của Họ,
các Chi, Ngành được chia thành các Phân ngành. Mỗi phân ngành có một Trưởng
phân ngành. Trưởng phân ngành do HĐGT chỉ định sau khi tham khảo ý kiến của các
thành viên trong phân ngành.
6.1.
Trách
nhiệm của Trưởng phân ngành
- Phối hợp HĐGT, tổ chức
thăm hỏi, phúng viếng, hỗ trợ tang chủ…trong phân ngành.
- Nhận thông tin từ HĐGT và
chuyển thông tin đã tiếp nhận cho các thành viên trong Phân ngành. Tiếp nhận thông tin của
các thành viên trong Phân nghành, chuyển thông tin đã tiếp nhận cho HĐGT.
- Thu các khoản tiền đóng
góp, công đức của các thành viên trong Phân ngành và nộp về Thủ quỹ họ.
6.2. Quyền
lợi của Trưởng phân ngành.
-
Được HĐGT cung cấp bản
sao Tộc ước và các quy định của họ.
-
Được tham dự và có ý kiến
tại các cuộc họp mở rộng của HĐGT.
7.
Quy
định về quản lý, sử dụng nhà thờ họ, bảo vệ mồ mả Tổ tiên.
7.1.
Quy định chung: Nhà
thờ Họ, các tài sản của nhà thờ, đất đai trong khuôn viên nhà thờ là tài sản vô
giá của dòng họ, nghiêm cấm
mọi hành vi cho mượn, cho thuê, cầm cố, thế chấp, mua bán.
7.2.
Quy định sử dụng:
- Các hoạt động tại nhà thờ họ bao gồm: thờ cúng Tổ tiên, họp họ, họp HĐGT, họp chi, các hoạt động khác của họ.
- Các gia đình không có con hoặc không có con trai, nếu có nhu cầu sẽ được
HĐGT xem xét để gửi thờ Hậu.
- Thành viên họ có nhu cầu đến lễ Tổ tại nhà thờ cần liên hệ trước với ông
Trưởng họ.
7.3.
Quy định ứng xử:
- Việc ứng xử trong nhà thờ họ phải theo đúng tôn ti trật tự, đúng thứ bậc,
tôn trọng lẽ phải, tôn trọng người cao tuổi.
-
Trang phục lịch sự, ăn nói nhẹ nhàng.
7.4.
Quy
định quản lý
-
Đồ thờ phải được giữ nguyên vị trí đã xắp đặt. Mọi sự thay đổi, bổ xung
đồ thờ phải được sự đồng ý của HĐGT.
- Mọi tài sản của họ bao gồm Nhà thờ, Đồ thờ tự, Tộc phả,
Đồ phả, Sổ đỏ nhà thờ, thư tích cổ, tài liệu lưu
trữ phải được ghi
vào Sổ Tài sản của họ. Việc kiểm kê tài sản được thực hiện mỗi năm một lần.
- Việc tôn tạo nhà thờ
họ, phần mộ các bậc Tiên tổ do HĐGT đề nghị, Hội nghị toàn họ quyết định.
-
Nhà thờ họ, mồ mả Tổ tiên dòng họ là nơi tôn nghiêm, bất khả xâm phạm. Mọi
thành viên họ Trần đều phải có trách nhiệm thường xuyên trông nom, chăm sóc, bảo
vệ.
8.
Quy
định về ngày giỗ Tổ, ngày họp Họ.
Ngày giỗ Tổ được tổ chức
đúng ngày 13/8 âm lịch hàng năm,
trường hợp đặc biệt theo thông báo của HĐGT. Hoạt động trong ngày giỗ Tổ gồm
hai phần: phần lễ Tổ và phần họp Họ.
8.1.
Họp trù bị: Trước
ngày giỗ Tổ 5-10 ngày, Chủ
tịch HĐGT chủ trì buổi họp trù bị. Thành phần buổi họp trù bị bao gồm: thành viên HĐGT, một số thành viên họ được HĐGT mời. Thư ký
HĐGT có trách nhiệm ghi Biên bản buổi họp trù bị vào Sổ Biên bản. Buổi họp trù
bị sẽ bàn bạc và quyết định các vấn đề: nghi lễ chi tiết của phần lễ Tổ; kết quả
hoạt động của họ trong năm đã qua; kế hoạch hoạt động của họ trong năm tiếp theo.
Lập Ban tổ chức ngày giỗ Tổ và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong Ban
tổ chức. HĐGT phải ra Thông báo về ngày giỗ Tổ để gửi các gia đình thành viên trước
ngày giỗ Tổ ít nhất 03 ngày.
8.2.
Quy
định về nghi lễ ngày giỗ Tổ:
- Cờ Tổ được treo tại Nhà thờ, cờ hội treo hai bên đường đi ngoài cổng nhà thờ. Ba
Ban thờ, toàn bộ nhà thờ, khuôn viên nhà thờ, mộ cụ Thủy tổ và Thứ tổ được vệ
sinh sạch. Đồ lễ được bày cả ba Ban thờ.
- Ông Trưởng họ và các cụ
cao tuổi mặc áo the, khăn xếp. Mọi thành viên trong họ trang phục chỉnh tề,
nghiêm túc, đeo phù hiệu thành viên Trần tộc.
-
Tổ chức dâng hương tại mộ
cụ Thủy tổ, cụ Thứ tổ.
- Tiến
hành lễ tế Tổ tại nhà thờ: Mọi thành viên
có mặt đứng trang nghiêm
theo ngôi thứ trong họ. Ông Trưởng họ
đọc bài văn tế Tổ có nhịp trống phụ họa, có
micro tăng âm, bài văn tế được HĐGT thông qua.
- Sau khi Trưởng họ tế lễ xong, Ban tổ chức mời mọi người lần lượt
theo từng đời vào dâng hương lễ Tổ.
- Dừng mọi hoạt động khác
khi tiến hành lễ tế Tổ. Khi có điều kiện sẽ tiến hành lễ tế Tổ với nghi lễ có
chủ tế, bồi tế.
8.3.
Quy
định về nguyên tắc, nội dung và thủ tục họp Họ:
Họp họ dựa trên nguyên tắc dân
chủ, bình đẳng, đồng thuận theo đa số. Mỗi
năm họp họ một lần vào
ngày giỗ Tổ. Chủ tịch HĐGT chủ trì buổi họp họ. Chủ trì
buổi họp giới thiệu và thông qua Thư ký. Thư ký có trách nhiệm ghi biên bản buổi
họp vào Sổ Biên bản.
Chủ tịch HĐGT báo cáo họ
về kết quả hoạt động của dòng họ trong một năm đã qua, kế hoạch hoạt động của họ trong năm tiếp theo. Ý
kiến phát biểu của các thành viên. Trong trường hợp có việc hệ trọng, HĐGT sẽ tổ
chức lấy ý kiến cả họ thông qua biểu
quyết hoặc bỏ phiếu. Kết luận của Chủ tịch HĐGT về từng
nội dung đã được thông qua tại buổi họp. Các vấn đề cần tiếp tục thảo luận. Chủ
tịch HĐGT và Thư ký phải ký vào Biên bản họp họ. Trường hợp họp họ đột xuất phải có thông
báo của HĐGT về thời gian, địa điểm, nội dung họp gửi tới các gia đình thành viên trong
họ trước ngày họp ít nhất 03
ngày.
9.
Quy
định việc mừng thọ, vào họ, việc thăm hỏi, việc hiếu, việc hỷ;
-
Tổ chức mừng thọ: Tất cả các cụ cao tuổi trong họ có tuổi chẵn 70, 75, 80, 85, 90, 95, 100… tuổi đều
được tặng quà và trao Giấy mừng thọ.
-
Vào họ: Trong họ ai mới sinh con, cưới vợ, gả chồng cho con phải sửa lễ đến Nhà thờ cáo Tổ để có tên và
ghi thông tin trong Tộc phả. Trường hợp ở xa, có thể báo qua điện thoại, tin nhắn…
- Thăm hỏi khi ốm đau: Khi thành
viên họ bị ốm đau phải nằm viện hoặc ốm nặng (được gia đình thông báo) sẽ được
đại diện họ đến thăm hỏi, động viên và tặng quà.
- Việc hiếu: Khi thành viên trong họ qua đời, Họ có trách nhiệm phối hợp với
gia đình tổ chức tang lễ chu đáo; Đại diện Họ sẽ đến phúng viếng và chia buồn
cùng gia quyến với vòng hoa và bức trướng của họ.
- Việc hỷ: Khi thành viên trong họ dựng vợ, gả chồng cho con cái, đại diện
Họ sẽ đến
chúc mừng, chung vui cùng gia đình.
10. Quỹ họ
- Quỹ họ được tạo bởi sự đóng góp của các thành viên theo quy định, tiền
công đức của các thành viên và lãi tiền gửi tiết kiệm. HĐGT và toàn thể Trần tộc kêu gọi tấm lòng hảo tâm của mọi thành viên
trong họ, công đức tiền bạc, vật chất, công sức vì sự phát triển của Trần tộc.
- Quỹ họ chỉ được sử dụng phục vụ cho các hoạt động chung của họ như: hương
đăng lễ Tổ; chi phí ngày giỗ Tổ, họp họ; xây dựng tôn tạo Nhà thờ họ và phần mộ
các bậc Tiên tổ; mua sắm các tài sản của nhà thờ; mừng thọ, thăm hỏi, phúng viếng,
khen thưởng; tiền điện
hàng tháng.
- Việc thu và sử dụng quỹ họ
do HĐGT quyết định, đảm bảo cân đối
thu chi, được
ghi chép đầy đủ, chi tiết
vào Sổ Quỹ họ do Thủ quỹ giữ.
- Quỹ họ do Thủ quỹ giữ. Trường hợp số dư quỹ họ trên 20 triệu đồng, sẽ gửi
tiết kiệm.
- Hàng năm Quỹ họ được quyết toán và có chữ ký của Thủ quỹ và Kế toán, được
Chủ tịch HĐGT phê duyệt. Bản quyết toán Quỹ họ được báo cáo và niêm yết công
khai trong buổi họp Họ.
11. Hòm công đức
- Các thành viên họ công đức tiền hương đăng lễ Tổ thông qua hòm Công đức
đặt tại Nhà thờ họ.
- Thủ quỹ, kế toán cùng đại diện HĐGT định kỳ mở hòm Công đức, vào Sổ công
đức đầy đủ tiền cung tiến của từng thành viên.
-
Số tiền thu được từ hòm công đức sẽ được gộp vào Quỹ họ.
12. Khuyến học,
khuyến tài
- Họ ta vốn có truyền thống hiếu học, cần cù lao động. Mọi thành viên
trong họ có trách nhiệm giáo dục con cháu nối tiếp truyền thống của cha ông và tạo điều kiện thuận lợi
cho con cháu học tập.
- Các cháu có thành tích xuất sắc trong họp tập sẽ được xem xét khen thưởng. Trường hợp có thành tích đặc biệt xuất
sắc, HĐGT sẽ tổ chức cho con cháu tri ân Tổ tiên, báo cáo thành tích tại Nhà thờ
họ.
- Biểu dương các thành viên trong họ đã đạt thành tích cao trong các lĩnh vực làm việc, công tác. Khuyến khích con cháu trong họ không ngừng
phấn đấu, sống, học tập,
làm việc theo các tấm gương sáng trong họ cũng như trong xã hội.
13. Khen thưởng, Sổ vàng Trần tộc, Sổ vàng Công đức.
13.1
Khen thưởng: HĐGT xem xét khen
thưởng cho các thành viên trong họ đã có thành tích trong công việc
chung của dòng họ với hai hình thức Giấy, khen, Kỷ niệm chương.
13.2
Sổ Vàng Trần tộc: để lưu danh và nêu
gương các thành viên Trần tộc có thành tích trong sự nghiệp bảo vệ và xây dựng Tổ
quốc trong mọi lĩnh vực:
-
Các anh hùng, liệt sĩ.
-
Các cá nhân nhận Huân Huy chương của Chủ Tịch nước; được Nhà nước phong danh hiệu.
-
Các cá nhân có học hàm Giáo sư, Phó Giáo sư, có học vị Tiến sĩ, Thạc sĩ;
-
Các cá nhân đạt giải quốc gia, quốc tế.
-
Thủ khoa các kỳ thi đại học, cao đẳng của các trường.
-
Các cá nhân có bằng sáng chế, phát minh.
-
Các gia đình có tất cả các con tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng.
- Các cá nhân là lãnh đạo cơ
quan Đảng, Chính quyền
từ cấp Xã, Phường, Thị trấn trở lên.
-
Các sĩ quan quân đội, sĩ quan công an từ cấp Thiếu tá trở lên.
-
Các doanh nhân, lãnh đạo doanh nghiệp, lãnh đạo các cơ quan, đoàn thể.
-
Các văn nghệ sĩ; vận động viên cấp quốc gia.
- Các thành viên có thành tích trong công việc chung của họ được HĐGT khen thưởng.
13.3
Sổ vàng Công đức, Bia đá đặt tại nhà thờ họ:
-
Sổ vàng Công đức dùng để lưu danh các cá nhân, gia đình đã công đức tiền
bạc, vật chất, công sức để lễ Tổ và vì sự
phát triển của dòng họ.
-
Tổ chức khắc bia tập thể đặt tại nhà thờ họ, lưu danh tất cả các thành
viên đã phát tâm công đức để thực hiện một công việc trọng đại của họ theo lời
kêu gọi của HĐGT.
14. Điều khoản thực
hiện
-
Hội đồng Gia tộc, ông Trưởng họ và mọi thành viên trong họ có trách nhiệm
thực hiện đúng mọi điều khoản của Tộc ước này.
- Thành viên họ không thực hiện đúng các nội dung Tộc ước sẽ được nhắc nhở.
Việc gây
chia rẽ, mất đoàn kết trong họ sẽ bị nghiêm khắc cảnh cáo.
-
Trong quá trình thực hiện, khi thấy cần thiết, Hội đồng Gia tộc sẽ đề
nghị bổ sung hoặc sửa đổi nội dung của Tộc ước cho phù hợp với thực tế.
Hoàng xá, ngày.. tháng .. năm 2020
T/M HỘI ĐỒNG GIA TỘC
CHỦ TỊCH
